6 sposobów na lepszą organizację pracy przy pomocy myślenia wizualnego

6 sposobow_ProjectManagerka.pl_01

Zastanawiasz się czasem jak w prosty i przyjemny sposób poprawić efektywność swojej organizacji pracy? My, Kobiety, często mamy ten problem, że musimy łączyć kilka ról życiowych – mama, żona, przyjaciółka, szefowa, specjalista, asystentka… nasze role mogą być przeróżne. I zmieniać się w zależności od momentu życia, w którym akurat się znajdujemy. Każda z nas jest inna. Jedno mamy jednak wspólne – nie pełnymi w życiu tylko jednej roli.

Pokażę Ci dziś 6 trików, dzięki którym będziesz z większą radością i skutecznością organizować swoje działania:

  1. narysuj swoją to do listę mapę
  2. chomikowanie wiedzy z głową
  3. atrakcyjny Kazimierz, tzn kalendarz
  4. wizualny plan tygodnia
  5. mapa dążeń i marzeń
  6. pulpit z misją

Trzy pomysły opisałam na blogu Kobieta w e-biznesie, a trzy pozostałe na ProjectManagerka.pl. Zapraszam Cię do zabawy z myśleniem wizualnym.

Pomysł 1 – narysuj swoją to do listę mapę

Masz swój notes, terminarz, albo luźne papiery, na których zapisujesz milion codziennych spraw, zadań i tematów? Super. To teraz spójrz na wszystkie te zapiski jak na elementy całości, a nie oderwane od siebie cząstki. To wszystko puzzle Twojego życia. Poskładajmy je.

Znasz mapy myśli? Mam na myśli notatki wizualne, które wspierają naturalne procesy pamięciowe Twojego mózgu. Pisałam o nich między innymi w artykule Jak mapy myśli oszczędzają czas. W dużym skrócie – mapa myśli to notatka, która ma swój początek i zarazem główny punkt w samym środku kartki, a nie w lewym, górnym rogu. Informacje dotyczące tego głównego tematu zapisujemy wokół niego, na rozchodzących się od niego promieniście gałęziach i podgałęziach.

Przygotowanie:

  1. Przygotuj swój notes, albo luźne zapiski oraz kartkę A4 – zupełnie pustą, najlepiej bez linijek, ani kratek (ale to nie jest wymóg obowiązkowy).
  2. Weź kartkę, połóż ją przed oczami w wersji poziomej (szersza krawędź kartki na dole), a następnie napisz w centrum „TO DO”, albo „dzisiejszą datę”, albo „najbliższy tydzień”, czy „zadania do wykonania” – czyli to, co byłoby nagłówkiem Twojej tradycyjnej to do listy.
  3. Zastanów się, na jakie kategorie tematyczne mogłabyś podzielić swoje zadania. Mogą to być podziały:
  4. czasowe – dziś, jutro, pojutrze
  5. priorytetowe – pilne, niepilne
  6. tematyczne – raporty, maile, telefony, spotkania albo: projekt x, projekt y, projekt z
  7. kontekstowe – dom, praca, szkoła dziecka
  8. Teraz narysuj kilka gałązek z samego centrum i zapisz na nich nazwy tych kategorii, które wybrałaś w poprzednim kroku. Rekomenduję Ci tworzenie maksymalnie 7 gałązek, aby notatka była czytelna. Za dużo gałązek utrudni korzystanie z niej w przyszłości. W każdej z tych kategorii umieść kolejne podgałązki, na których zapisz konkretne zadania do wykonania.6 sposobow_ProjectManagerka.pl_01Poniżej zaprezentowałam Ci kolejne kroki tej zabawy. Podpowiem Ci jeszcze, że im więcej kolorów i wyjątkowych kształtów zamieścisz na swojej mapie myśli – tym lepiej będzie Ci się pracowało z takim materiałem prze następne dni.

Jakie korzyści płyną z takiego zapisu informacji? Czym różni się TO DO lista od TO DO mapy?

  • obraz całości przed oczami, a nie kilkanaście porozrzucanych informacji – każda z innej bajki,
  • łatwość dodawania nowych zadań do gałązek głównych – masz otwartą przestrzeń, a nie zamknięte linijki,
  • na gałązce nie zmieści się całe zdanie, a jedynie słowa kluczowe – dostajesz skrót najważniejszych informacji, a nie wypracowanie. Wiem, że to czasami ograniczenie, ale w przypadku zadań do wykonania liczy się konkret, a nie filozofowanie, prawda?
  • wizualizujesz powiązania pomiędzy tematami – czasami trzeba połączyć dwie podgałązki strzałką, albo kreską, bo zadanie dot. dwóch kategorii tematycznych można zrobić za jednym zamachem, a więc odhaczasz kilka zadań na raz.

Pomysł 2 – chomikowanie wiedzy z głową

Ile materiałów w wersji elektronicznej czytasz każdego dnia? Raporty, wyniki badań, slajdy, maile, załączniki w różnych formatach… Sporo, prawda? Nie ma jednego i najlepszego sposobu na opanowanie tego zalewu informacji. To znaczy każdy ma swoje ulubione, nie będę Ci nic narzucać. Jest jednak różnica w gromadzeniu informacji, a zarządzaniu wiedzą, która z nich wypływa! Zarządzanie wiedzą musi być zorganizowane w jakimś systemie, aby zadziałało. Najprostszy system, to – notatnik elektroniczny (OneNote – mój kochany i za free! albo Evernote lub inne tego typu aplikacje) + sensowne kategoryzowanie informacji + nawyk cyklicznych przeglądów. Opowiem Ci o tym wszystkim po kolei.

  1. Notatnik

Uwielbiam notować na papierze. Nawet w dobie nowych technologii i możliwości zapisania wszystkiego za pomocą smartfona, czy laptopa – wybieram papier. Sprawdza się, kiedy generuję pomysły, kiedy jestem w szale twórczym. Ale kiedy czytam materiały w wersji elektronicznej, to nie widzę sensu łączyć tych dwóch mediów za każdym razem. Tracę wtedy cenny czas.

Aby tego uniknąć, zainstalowałam sobie OneNote, z którego korzystam każdego dnia, do wszystkich czynności projektowych. Notes jest zawsze otwarty w tle i w każdej chwili kiedy go potrzebuję – wywołuję go skrótami klawiszy. Jest na tyle nieziemskim programem, że poświęcę mu cały wpis, cierpliwości, rozkocham Cię w nim jeszcze 🙂

OneNote ma konstrukcję segregatora z nieograniczoną ilością folderów i przegródek. Pozwala mi archiwizować i opisywać każdą informację w dowolnej formie (tekst, zdjęcie, screen ekranu, linki itd.). Zapisuję coś, co powinno być pod ręką i… mam to pod ręką. Niesamowitą zaletą tego programu jest to, że ma wbudowany automatyczny zapis tego co się w nim pojawia. Nie muszę pamiętać o „ctrl+S” aby nie stracić mojej pracy. Dla mnie – marzenia się spełniają!

  1. Kategoryzowanie

Przerabiałyśmy ten temat szczegółowo przy Pomyśle 1 – narysuj swoją to do mapę. Każda z nas ma inne tematy, którymi się zajmuje zawodowo czy prywatnie i w ramach których generujemy pomysły, albo zbieramy materiały. Wyobraźmy sobie, że piszesz raport kwartalny np. o CSR w swojej firmie. Zakładasz notatnik pod tytułem CSR, a następnie w ramach notatnika – budujesz swoją strukturę zakładek i stron, w których zapisujesz zebrane informacje. Co najważniejsze – nawet jeśli zapomnisz, gdzie zapisałaś jakieś informacje, to program pomoże Ci bezbłędnie wyszukać po słowach kluczowych adres wewnętrzny danej informacji. Jesteśmy uratowane, nic tu nie zginie!

  1. Przeglądy

Bez przeglądów swoich notatek – całe notowanie traci jakikolwiek sens. No bo po co zapisywać, skoro nigdy do tego nie wrócę? Bo tak się przyzwyczaiłam? Bo tak mnie w szkole uczyli? Bo tak wypada? Źle, źle, źle. Notuję, bo to dla mnie ważne i chcę do tego móc na spokojnie wrócić w przyszłości!

Wyrobiłam w sobie przyzwyczajenie do przeglądów cyklicznych moich notesów z mapami myśli, które robię najczęściej odręcznie. Mam też nawyk przeglądania notesów w OneNote, poprawiania opisów, uzupełniania zapisków.

Przeglądy mają mnóstwo zalet. Między innymi, kiedy przypominamy sobie własne zapiski, budzimy nasze neurony i z dużym prawdopodobieństwem wymyślimy kolejne ciekawe połączenia z innymi tematami, może wpadniemy na dobry pomysł, a może znajdziemy odpowiedź, na pytanie, które za nami „chodziło” kilka dni temu. Tak działa nasz umysł – wiele procesów w nim zachodzi w obszarze nieświadomym. A przeglądanie zgromadzonych informacji budzi ukryte w podświadomości informacje i pozwala im wyjść na świat. Same korzyści.

Pomysł 3 – atrakcyjny Kazimierz, tzn kalendarz

Korzystasz z elektronicznego kalendarza? Dziś mało kto tego nie robi… Najczęściej tym kalendarzem jest Outlook, ale wiele osób pokochało Google Calendar i inne aplikacje spełniające te funkcje. Mój pomysł na działanie z kalendarzem (jakimkolwiek) ma dwie opcje.

Wersja 1 – zrób sobie swój kalendarz – DIY

Nie mów mi tylko, że nie masz czasu na takie działania. Wszystkie żyjemy w biegu. Ale przecież nie chodzi o to, aby biec z pustą taczką, ale pełną i do tego we właściwym kierunku. Mam dla Ciebie kilka linków do stron pasjonatek tematu dobrego zorganizowania:

Dobrze zorganizowanahttp://www.dobrzezorganizowana.pl/z-innej-beczki/rzeczy-bez-ktorych-nie-moge-zyc/

Taste of Life – http://basiaszmydt.pl/?p=2959

Pachnie wiosną – http://pachnie-wiosna.blogspot.com/2014/06/diy-organizer-do-wydrukowania.html

Skorzystaj z ich gotowców, albo przygotuj własny szablon, to naprawdę nie zajmuje dużo czasu.

Ale na szablonie nie kończymy zadania. Kluczowe jest wypełnienie go treścią. Ważną i pokazaną w sposób atrakcyjny dla Ciebie. Im bardziej polubisz swój kalendarz podręczny, tym częściej będziesz chciała go dotykać, przeglądać, pracować z nim. Tak to działa. Jesteśmy kobietami i takie aspekty kobiecości uwielbiam. Mężczyźni też mają podobne potrzeby, ale nie przyznają się do nich otwarcie. Na szczęście my nie mamy z tym problemu.

Twój kalendarz jest Twój, dlatego możesz w nim robić dosłownie wszystko. Zachęcam Cię do rysowania po nim, używania kolorów i różnych oznaczeń (strzałki, fale, chmurki, ramki). To wszystko pomoże Ci dobrze zsynchronizować się z tym narzędziem pracy i zaprzyjaźnić. Im więcej serca włożysz w tę relację – tym większy będzie zwrot z tej inwestycji. W moim przypadku życie bez kolorów i kształtów w kalendarzu nie miałoby swojego smaku. Te oznakowania, wskazówki o ważności, ilości, kolejności – pomagają mi pamiętać o najważniejszych rzeczach. Czerwony oznacza – bardzo ważne rzeczy, wykrzyknik podpowiada, że coś jest bardzo pilne, a ramki najczęściej wykorzystuję do notowania krótkich notatek, haseł, słów kluczowych, które mają mi o czymś przypomnieć. Każdy może wypracować sobie swój system. Zachęcam Cię do testowania.

Wersja 2 – Outlooka da się oswoić

Zwykły kalendarz elektroniczny rzeczywiście nie jest sexi. Ale kolorowy kalendarz z wysłanymi do siebie zaproszeniami, albo przypomnieniami – może być skutecznym wsparciem w pracy. Mój kalendarz ma wiele kolorów, czasami dodaję też obrazki Ustawiam także często cykliczne przypomnienia o wielu ważnych działaniach, co sprawia, że współpracuję z nim niemal całymi dniami. Czasy są szybkie, łatwo o czymś zapomnieć. Pomóżmy sobie.

Uff. Sporo narzędzi Ci dziś pokazałam. Kiedy pisałam ten artykuł, uświadomiłam sobie, że komunikacja wizualna towarzyszy mi na każdym kroku i wykorzystuję ją w zasadzie cały czas. Pomagam swojemu umysłowi pracować na wyższych obrotach dając jemu i sobie maksimum przyjemności. Zachęcam Cię do pobawienia się moimi propozycjami. Jeśli będziesz miała jakieś wątpliwości, albo jakaś aplikacja zainteresuje Cię w sposób wyjątkowy, to daj znać, a stworzę oddzielny artykuł na ten temat. Bardzo chętnie poznam także Twoje sprawdzone techniki i narzędzia na poprawę efektywności pracy.

Pomysł 4 – wizualny plan tygodnia

Pomysł 5 – mapa dążeń i marzeń

Pomysł 6 – pulpit z misją

Aby zaspokoić ciekawość – przenieś się teraz do Project Managerki po więcej pomysłów.

tekst: Kasia Żbikowska

kate_06

1,037 total views, 14 views today

Uważasz ten post za przydatny? Podziel się z innymi

Comments

comments

  • Uwielbiam mapy myśli i też już nie raz wspominałam o nich na blogu 🙂

    • Kasiu, cieszę się, że jest nas więcej – tzn fanek map myśli 🙂 byłam dziś na Twoim blogu i jestem już pewna, że będę do Ciebie wracać! pozdrawiam

      • Z pewnością jest nas więcej, to świetna metoda przelewania swoich myśli na papier 🙂

        Bardzo mi miło, cieszę się, że Po Sukces Na Szpilkach przypadł Ci do gustu! Pozdrawiam serdecznie

  • Agata

    Świetny post! Bardzo pomocny, dzięki 🙂

    • Agata, cieszę się, że mogłam Cię zainspirować 🙂 a może masz jakieś swoje pomysły do dodania na listę?

  • Ola

    Strasznie mi miło widzieć swój kalendarz polecony na czyimś blogu 🙂 Sprawdza się u mnie idealnie, ale jeżeli ktoś woli dokładniejszą organizację dnia to polecam też organizery design your life 🙂

    • Ola, wpadłam na Twój organizer już jakiś czas temu i naprawdę mi się spodobał. Długo szukałam czegoś szytego na miarę dla mnie i dzięki Twojemu pomysłowi – jeszcze lepiej wiem, co działa u mnie, a co nie, dzięki! 🙂

  • To teraz czekam na wpis o OneNote, bo właśnie zainstalowałam 🙂

    • Patrycja, robi się 🙂 chciałabym pokazać tę aplikację od kobiecej strony, więc śledź uważnie mojego bloga. pozdrawiam!

      • Śledzę! 🙂 Czekam z niecierpliwością 🙂

  • Super pomysły 😉 Mapy myśli robię od dawna, to ajlepsy sposób na moją głowę pełną myśli 😉 Pozdrawiam!

    • Agnieszka, wspaniale się czyta takie słowa! mapy rzeczywiście pomagają oczyścić głowę z nadmiaru myśli. A potem… poukładać je i zorganizować tak, aby łatwiej się z nimi pracowało. Bardzo mi się podoba Twoja Pracownia 🙂 gratuluję projektu!

      • Kasiu, bardzo mi miło. Cieszą mnie Twoje słowa 😉 Pozdrawiam serdecznie 😉

  • Mile wspominam panią z języka polskiego z liceum. Zawsze podkreślałą, że dzięki tzw mapom myślowym szybko opanujemy dane zagadnienia. I rzeczywiście to pomagało. Słuszny,ciekawy wpis!

    • Sandra, cieszę się, że miałaś takiego farta i już w liceum usłyszałaś o mapach myśli. Gdyby więcej nauczycieli pokazywało to narzędzie uczniom, to nauka byłaby znacznie prostsza… jeśli chcesz poczytać coś więcej o mapach to zapraszam na bloga, od dawna kręci mnie ten temat.

  • Dobra organizacja to 3/4 sukcesu, uwielbiam mapy mentalne, bardzo ułatwiają zycie.

    • Mikka, cieszę się, że nie jestem odosobniona w przyjaźni z mapami. Jeszcze nigdy nie określiłam ich tak jak Ty – mapy mentalne. Pożyczam i pozdrawiam!

  • Bardzo dużo wartościowej treści. Myślę, że muszę spróbować choć mam obiekcje co do tego, że takiej mapy myśli nie będę miała przy sobie…No chyba, że zrobię zdjęcie chociażby. Co do organizerów można spróbować również ten z bloga http://www.designyourlife.pl. Alina otworzyła sklep, bo czytelniczki domagały się wersji do kupienia 😉 Pozdrawiam, Kamila

    • Kamila, dziękuję za dobre słowo. Mapy myśli możesz mieć przy sobie, jeśli nosisz notes w torebce. U mnie sprawdzają się duże notesy, mam więc dużą torebkę, ale mapy można także robić w aplikacjach na smartfonie i tablecie. Warto poszukać swojego rozwiązania 🙂 pozdrawiam ciepło!

  • Bardzo dziękuję za polecenie moich plannerów 🙂
    A mapę myśli mam ochotę wypróbować 🙂

    • Magda, Twoje plannery są super przemyślane, ładne i praktyczne. Bardzo mi się podobają 🙂 A mapy myśli koniecznie przetestuj! i potem podziel się wrażeniami. ściskam

  • Od pewnego czasu, a ściślej rzecz biorąc odkąd zostałam matką, mam poważny problem z zarządzaniem czasem (kiedyś byłam w tym dobra). Codziennie przygotowuję sobie listę rzeczy do zrobienia, potem zaczyna się płacz, karmienie, lulanie i lista stanowi podstawę do przygotowania tej na dzień kolejny. I właśnie szukam sposobu na nową metodę zorganizowania się, bo listy przestały mi wystarczać. Myślę, że mapa myśli może się tu nieźle sprawdzić.

    • Emilia, mapa może się sprawdzić, bo nie musimy jej traktować jako check-listę, którą codziennie robimy od nowa. Ja często mam jedną mapę na cały tydzień i dorysowuję sukcesywnie nowe gałązki, albo odhaczam te już zrealizowane. Koniecznie wypróbuj! pozdrawiam, Kaśka

  • Bardzo ciekawe wskazówki 🙂 Wypróbuję podczas opanowywania jakiegoś materiału. Jeśli któś jest wzrokowcem to metoda idealna dla niego.

    • Maria, masz rację – dla wzrokowców to rozwiązanie idealne. Trzeba jednak pamiętać, że większość z nas przyswaja informacje ze świata „kanałem wizualnym” więc mapy myśli sprawdzają się u wielu, wielu osób… pozdrawiam ciepło, Kaśka

autoresponder system powered by FreshMail