jak uporządkować sprawy, które odłożyłaś na potem

Jak uporządkować sprawy, które odłożyłaś na potem? Getting Things Done cz II

„Tak naprawdę nie realizujemy projektów; realizujemy pojedyncze działania związane z projektami. Jeśli podejmiesz wystarczającą ilość trafnych działań, wykreujesz pewną nową sytuację, która będzie na tyle bliska twojemu pierwotnemu obrazowi pożądanego rezultatu, że będziesz mógł uznać pracę za wykonaną.”

„Jeśli dodawanie i przechowywanie spraw nie będzie proste, szybkie (a nawet przyjemne!), będziesz miał skłonność do składania ich na stertę i kumulowania zamiast właściwego archiwizowania. Granica między sprawami „do realizacji”, a „niewymagającymi działania” zostanie zatarta, zarówno w aspekcie fizycznym, jak i psychicznym, a twój umysł ogarnie uczucie bezwładu nad całością spraw.”

Jak uporządkować sprawy, które chcesz odłożyć na potem?

Porządkowanie

Gdzie notować i przechowywać sprawy, o których zdecydowaliśmy, że nie są śmieciami, ale nie wykonamy ich natychmiast?

Autor metody Getting Things Done sugeruje, by podzielić sprawy na 7 grup, dzięki czemu, będziesz wiedziała, gdzie je zapisać, nic ci nie umknie i uwolnisz swoją głowę, są to:

Listy „Projekty” zadanie zawodowe, które wymaga większego zaangażowania niż kilka pojedynczych czynności, np. prowadzisz blog ekspercki dla klienta, zobowiązałaś się dodawać jeden wpis w miesiącu i prowadzić fanpage.

materiał pomocniczy do projektów

„Do wielu projektów będziesz gromadził odpowiednie informacje i będziesz je chciał porządkować. Twoja lista projekty będzie w rzeczywistości spisem haseł. Wszystkie szczegóły, plany, informacje, powinny zostać posegregowane w oddzielnych folderach.” Dla mnie taki spis nazw różnych projektów, to kilka folderów w jednym większym z projektami. Gdy zajmuję się konkretnym zleceniem, otwieram folder i jestem w domu.

– kalendarz

Co powinno znaleźć się w twoim kalendarzu?

Kiedyś spece od zarządzania czasem doradzali, by w kalendarzu znajdowały się dzienne to do lists, dziś mówią, że kalendarz ma służyć do zapisywania terminów planowanych spotkań, ale też telefonów, które musisz wykonać konkretnego dnia (bo osoba, z którą masz się skontaktować w innych terminach nie będzie dostępna), a także: „sprawy, o których chciałbyś się dowiedzieć w określonych dniach” (np. szkolenie, które ma odbyć się w styczniu, a ty masz zgłosić swoją chęć udziału lub wizyta u lekarza z konkretną datą)

Ja póki co funkcjonuję bez kalendarza, wystarcza mi plik „nie zapomnieć” na pulpicie, ale jeśli kiedyś to się nie sprawdzi, rozważę te wskazówki.

– listy najbliższych działań

Koniec z dziennymi to do lists

„Koniec z dziennymi listami „Zadania do wykonania” w kalendarzu. Wiem, że to brzmi jak herezja dla zwolenników tradycyjnego podejścia do zarządzania czasem, ale tego typu listy umieszczane w kalendarzu nie funkcjonują z dwóch powodów:

Po pierwsze, stale napływające nowe sprawy oraz zmieniające się priorytety ciągle rekonfigurują naszą codzienną pracę, tak że nie jest praktycznie możliwe, aby z góry ustalać grafik działań. Zapisywanie takich list w kalendarzu po to, by przepisywać ich elementy, których nie udało się wykonać, na kolejne dni, jest stratą czasu.”

Zamiast nich twórz listy najbliższych działań, wystarczy kilka na najbliższe godziny, gdy już ustaliłaś czym chcesz zająć się w pierwszej kolejności. Ja wpisałam 3 czynności – zrobienie śniadania, zawiezienie dziecka do szkoły, lektura książki do recenzji. Ale córka wstała z infekcją, więc mogę wykreślić punkt drugi. Spisanie tego, co zrobisz zwalnia cię od rozmyślania – od czego by tu zacząć i chodzenia po domu bez konkretnej wizji. Przemawiają do mnie takie listy. Autor doradza, że na takiej liście może być nawet kilkadziesiąt czynności.

– lista „oczekiwane”

Czyli zadania, których nie zamierzasz wykonać w pierwszej kolejności, ale musisz mieć je na uwadze, bo np. zobligowałaś się do udzielenia wywiadu w konkretnym terminie.

– materiały referencyjne

To materiały, które nie wymagają podjęcia żadnych działań, ale mają dla ciebie wartość informacyjną na przykład e-book, który chętnie przeczytasz, gdy skończysz pilne zadania i będziesz miała ochotę rozwinąć swoje kompetencje lub interesująca infografika, do której chcesz wracać.

– „Kiedyś/ może”

To plany, marzenia na dalszą przyszłość – na przykład wyjazd do egzotycznych krajów, zwiedzenie wystawy, której tematyka cię interesuje, samotny weekend w górach.

Zabrakło list zakupów spożywczych, ale książkę napisał mężczyzna. Od siebie dodam, że wieszam papierową listę na lodówce i zapisuję produkty, które skończą się w najbliższym czasie.

Przegląd

Zanotowanie ważnych spraw i wyrzucenie ich ze swojego umysłu, wiąże się z koniecznością przeglądania ich na tyle często, by zrobić w nich porządek, nie zapomnieć o kluczowych sprawach i ze spokojnym sumieniem oddać się działaniu.

Wiem, że takie krótki opis może być dla Was mglisty i niezrozumiały, nie sposób opisać całej metody w kilku artykułach, dlatego te z Was, które chcą ją poznać lepiej, odsyłam do książki:

GTD

Marta Szyszko

Uważasz ten post za przydatny? Podziel się z innymi

Comments

comments