laptop-3253347_1920

7 popularnych błędów w zarządzaniu czasem u kobiet

Od zarządzania czasem zależy, czy twoja firma zachowa płynność finansową, czy znajdziesz czas dla rodziny i dla siebie. Kto kieruje swoim czasem, kieruje swoim życiem.

„Pierwszy mit, a raczej negatywny wzorzec myślowy, dotyczący zarządzania czasem, sprowadza się do opinii, że osoba dobrze zorganizowana staje się chłodna, kuratorska, wyzuta z emocji. Niektórzy uważają, iż utracą spontaniczność i luz, gdy staną się bardziej wydajni i efektywni; że nie będą mogli płynąć z prądem (…) Panuje błędne przekonanie, że dobre zarządzanie czasem czyni człowieka nazbyt sztywnym i drętwym. (…) Wiele osób traktuje ten pogląd jako wygodną wymówkę, nie chcą poddać się dyscyplinie, choć wiedzą, że powinni to uczynić. W rzeczywistości ludzie niezorganizowani wcale nie są spontaniczni; po prostu nie wiedzą, do czego dążą i często działają gorączkowo i chaotycznie. Nierzadko daje im się we znaki silny stres. (…) Im lepiej ktoś się zorganizuje, tym więcej czasu może przeznaczyć na prawdziwe odprężenie.” B. Tracy

7 popularnych błędów w zarządzaniu czasem u kobiet

Rozdajesz swój czas

Wyświadczasz drobne przysługi, a potem brakuje ci czasu i energii na twoje cele. Nigdy nie umawiaj się na coś, co nie jest ważne, z dużym wyprzedzeniem, bo twój terminarz jest pusty. Zapełni się w swoim czasie, a ty już nie będziesz mogła się wycofać. Mów tak tylko temu, co naprawdę ważne, inaczej nie starczy ci na to czasu i będziesz stać w miejscu tylko dlatego, że głupio ci było odmówić. Od razu odrzucaj oferty współpracy barterowej. Być może klient nie da za wygraną i zaproponuje płatną współpracę? Nie pozwalaj, by inni delegowali na ciebie zadania, nawet jeśli zajmą ci dosłownie chwilkę. To oddala cię od twoich priorytetów i przesuwa twój sukces w czasie. Kobiety mają tendencję do przejmowania odpowiedzialności za innych. Szanuj każdą minutę.

„Jeśli nie chcesz czegoś robić, po prostu tego nie rób. Zmuszając się do wykonywania zadań, na które nie masz ochoty, stawiasz się w niekomfortowej sytuacji. Będziesz robić je niechętnie i byle jak, aby jak najszybciej skończyć. (…) Pamiętaj, że nie musisz robić wszystkiego. To twoje życie i ty decydujesz, na co chcesz poświęcać czas.” Agnieszka Makarow

Nie ustalasz priorytetu

Różne sprawy nie mają takiej samej ważności, a z niektórych zupełnie należy zrezygnować. Nie musisz robić czegoś w chwili, gdy ktoś o to poprosi, dopasuj zadanie do innych celów, określ jego ważność i pilność.

„Ludzki umysł uwielbia robić to, co proste i przyjemne. Rzadko jednak są to rzeczy najistotniejsze. (…) Kiedy już uda ci się określić, które zadania znajdują się na szczycie twojej listy priorytetów, powinieneś zawsze starać się wykonywać je w pierwszej kolejności. W ten sposób znacznie szybciej zyskasz realne korzyści ze swojej pracy i osiągniesz sukces w dziedzinie, na której najbardziej ci zależy.” Agnieszka Makarow

Zadanie, które wymaga największego skupienia, które pochłonie najwięcej twojej energii, rób na świeży umysł. Nadaj zadaniom hierarchię. Walcz z pokusą ucieczki w przyjemne czynności, którymi możesz zająć się później, jak dodawanie postów na Instagramie. Nie wykonuj odpowiedzialnych zadań, takich ja wystawianie faktur, pod koniec dnia, pomyłki są stresujące i trzeba je odkręcać. Jeśli będziesz wykonywać dużo małych, przyjemnych projektów, ale nie zaplanujesz długofalowych celów (jak rozwój blogów), nigdy nie wyjdziesz poza poziom niskich zarobków (np. za pisanie prostych tekstów). Myśl strategicznie, nie tylko w kontekście natychmiastowych zysków.

To, co pilne nie zawsze jest ważne, a to, co ważne nie zawsze jest pilne. Nie pozwól, by pilne sprawy odwiodły cię od spraw ważnych. Pamiętaj, że możesz rezygnować z pewnych zadań, jeśli nie są ani ważne ani pilne.

„Dla młodej mamy, która nie może znaleźć chwili na sen lub odpoczynek, dokładne wysprzątanie mieszkania z pewnością nie jest czynnością priorytetową.” Agnieszka Makarow

Masz nierealistyczne podejście do planów

Bierzesz na siebie więcej obowiązków, niż masz mocy przerobowych. Oczekujesz wieczorem rześkości umysłu i produktywności, jaką masz tylko do południa. Frustrujesz się, że nie możesz dać z siebie więcej, rezygnujesz z odpoczynku. Jest taki moment, w którym już nic nie da się wymyślić, ani zrobić. Poświęć go na relaks, przerwę. Inaczej zadanie, które zajęłoby ci kwadrans, rozciągnie się na godzinę. Planuj, ile czasu zajmie ci konkretna czynność na podstawie wcześniejszych działań (ile zajęła ci w przeszłości?). Wtedy możesz uczciwie umówić się z klientem i nie kończyć weekendami. Jeśli realistycznie od siebie wymagasz i planujesz dzień godzina po godzinie, nie ma potem takich kwiatków, że jednocześnie masz pisać tekst i gotować obiad.  Zapobiegasz wypaleniu, frustracji, dbasz o czas z rodziną i czas dla siebie. Kiedy dobrze ci idzie, wykorzystaj to. Stwórz posty z wyprzedzeniem, a potem wpasuj w strategię i publikuj ze stałą częstotliwością, zachowaj rytm.  Kiedy ci nie idzie, odpuść. O ile oczywiście możesz sobie na to pozwolić.

„Jeśli racjonalnie podejdziesz do problemu, szansa na to, że ci się uda, odpowiednio się zwiększy.” Agnieszka Makarow

Brak ci koncentracji na celu

Nie sztuką jest być ciągle zajętym, zapracowanym i dokładnym w sprawach nieistotnych, sztuką jest określić, co przyniesie ci efekty, o które zabiegasz i na tym się skupić, nawet jeśli projekt pochłonie tyle energii, że będziesz potrzebować więcej czasu na odpoczynek lub będziesz musiała rozbić go na etapy, które zaprocentują dopiero po czasie.

„Można wypełniać znakomicie liczne i różne zadania, gdy jednak nie mają one decydującego znaczenia, to nie ma co liczyć na rozwój własnej kariery, albowiem czas poświęcony tym pierwszym ogranicza doskonalenie w tych dziedzinach, na których zasadza się profesjonalny sukces.” Brian Tracy

Brak koncentracji na celu sprawia, że działasz chaotycznie, cierpi jakość, nie oferujesz usług premium w swoim biznesie.

Łatwo ulegasz rozpraszaczom

Sprawdzasz pocztę kilka razy w ciągu godziny, zerkasz na powiadomienia w mediach społecznościowych, zamiast ustalić porę dnia, w której odpowiesz na wiadomości i odwzajemnisz się nowym fanom za polubienia. Zaglądasz do statystyk i sprawdzasz zyski pasywne częściej, niż przed upływem miesiąca. Zwalcz ten nawyk. Unikaj pożeraczy czasu, takich jak portale plotkarskie, seriale, chyba że zajmujesz się tym w ramach relaksu i odmóżdżenia, a nie w czasie pracy.

Nie tworzysz list zadań

Może chcesz ćwiczyć swoją pamięć, nie notujesz list zadań, a nawet list zakupów. W efekcie zapominasz o niektórych sprawach, musisz je ponawiać, w dodatku twój mózg zużywa energię na przypominanie o drobnostkach, a to blokuje jasność myślenia i kreatywność.

„Zaśmiecając w ten sposób umysł, zmuszasz go do nieustannego przypominania ci o rzeczach, które trzeba zrobić, i odbierasz mu możliwość wymyślania nowych pomysłów dotyczących innych aspektów twojego życia. Z tego powodu rzeczy takie jak lista zakupów lepiej trzymać zapisane na kartce niż w głowie.” Agnieszka Makarow

Być może stoi za tym przekonanie, że nie chcesz iść na łatwiznę. Nie zrobisz zakupów online, bo lepiej obejrzeć każdy składnik. Jasne, że lepiej wybrać dojrzałe pomidory i nieobtłuczone jabłka, ale tylko wtedy, gdy nie odbywa się to kosztem priorytetów, np. realizowana zadań w biznesie. Jeśli jesteś perfekcjonistką na każdym polu, może zabraknąć ci czasu i energii na realizację ważnych planów. Zniechęcona i przemęczona będziesz je porzucać. Nie dawaj z siebie 100% tam, gdzie nie warto.

Chcesz być mistrzynią wielozadaniowości

Być może słyszałaś, że kobiety to gatunek wielozadaniowy-jedyny, który w tym samym czasie miesza zupę, rozmawia przez telefon, nosi płaczące dziecko i twierdzi, że nie jest zajęty. Tak naprawdę wielozadaniowość naraża na błędy, osłabia produktywność, wpędza w stres i przemęczenie.

„Kiedy jesteś wielozadaniowy, dokładność twojej pracy drastycznie maleje. Twoja uwaga zostaje rozproszona na kilka różnych czynności, więc spada również efektywność i szybkość wykonania. (…) Mając kilka rzeczy do zrobienia, zajmij się każdą z nich osobno. Zapomnij o podzielności uwagi-każde z twoich zadań zasługuje na taką samą jej ilość. Choć z pozoru może się wydawać, że potrwa to znacznie dłużej, w rzeczywistości jest wręcz odwrotnie. Próbując wykonać kilka rzeczy jednocześnie, często coś się nie udaje. Naprawienie tego zajmie ci więcej czasu niż zrobienie tego po kolei, z należytą starannością.” Agnieszka Makarow

Wyjątkiem od tej reguły jest włączaniem webinarów czy  podcastów w trakcie nudnych, niewymagających myślenia czynności, jak prasowanie, gotowanie. Wtedy łatwiej je zdzierżyć.

Marta Szyszko

na podstawie:

„Zarządzanie czasem” Brian Tracy

zarzadzanie-czasem-w-pigulce-jak-planowac-zeby-nie-zwariowac

Uważasz ten post za przydatny? Podziel się z innymi

Comments

comments