ebi24

Ebi24-nowoczesny system zarządzania dokumentami, który ułatwi życie każdemu przedsiębiorcy

To błąd polegać na jednym urządzeniu-swoim laptopie, gdy przychodzi do przechowywania dokumentów. Niby każdy to wie, ale w praktyce niewiele z tym robimy, dopóki nie stracimy ważnego pliku. Na szczęście możesz zainwestować w system zarządzania dokumentami Ebi24, by zadbać o ich bezpieczeństwo, spełnić wymogi RODO, zrobić porządek z fakturami, pismami czy umowami i zaoszczędzić czas.

Zdarzyło mi się stracić folder z fakturami (do dziś nie wiem, czy to sprawka dzieci, bo po prostu wyparował z pulpitu), szczęśliwie stało się to po tym, jak wysłałam już wszystkie faktury do księgowego za dany miesiąc. Zaczynałam gromadzić faktury z czystą kartą od nowego miesiąca, jednak nie było mi do śmiechu.

Lubię mieć wgląd do faktur z poprzednich miesięcy, a nawet lat, żeby sprawdzić, za jakie stawki współpracowałam z konkretnym klientem, który wraca po roku, a ja już mam nowe, wyższe ceny i na przykład on ostatnio wynegocjował lepsze warunki, biorąc kilka publikacji sponsorowanych w pakiecie. Albo sam z siebie zaproponował więcej, niż ja byłam gotowa zaśpiewać i chcę podać taką samą stawkę, co poprzednio.

Ważne jest też bezpieczeństwo dokumentów, danych klientów, w końcu na fakturach i umowach znajduje się ich adres, pesel czy NIP, a każdy przedsiębiorca powinien zastosować się do wymogów RODO. System Ebi24 ułatwia życie zarówno freelancerom prowadzącym samodzielną działalność, jak i przedsiębiorcom, którzy zatrudniają pracowników, np. właścicielom sklepów, księgowym, prawnikom.

System zarządzania dokumentami Ebi24-jak to działa?

Ta internetowa platforma pozwala archiwizować i katalogować dokumenty elektroniczne, a także przesyłać je między użytkownikami. Ma to znaczenie zwłaszcza w firmach, w których zatrudnieni są pracownicy, ale też takich, w których wystawia się sporo faktur i dokumentów. To nowoczesne i jedyne takie w Polsce rozwiązanie umożliwia:

  • tworzenie faktur, umów i innych dokumentów, ich przechowywanie, gromadzenie, przetwarzanie i przesyłanie między użytkownikami (np. wysyłkę faktur do księgowego)
  • podpisywanie umów w formie elektronicznej
  • zarządzanie finansami w firmie, które wprowadzone do systemu są transparentne
  • zarządzanie takimi dokumentami, jak zamówienia, magazyn, pisma, e-maile, akcepty, raporty, budżety
  • akceptowanie zleceń i dokumentów wystawionych przez pracowników
  • ocenę zgodności faktury z zamówieniem
  • akceptowanie lub odrzucanie faktury, korygowanie faktury, akceptowanie korekty
  • wgląd do ważnych dokumentów przez upoważnionych pracowników (ale bez możliwości edycji);

Na tym długa lista korzyści się nie kończy!

Szczególnie podoba mi się możliwość zachowania maili, to dobra opcja, gdy musisz opróżnić skrzynkę, ale chcesz zachować kontakty. Przekonałam się o tym, że warto trzymać maile, gdy wydawnictwo, z którym współpracowałam 3 lata temu, wydało nowe książki mojej ulubionej autorki, ale nie odpisuje na maila dla wszystkich. W życiu blogera kontakty są bardzo ważne. Nigdy nie wiesz, kiedy ponowisz współpracę, warto mieć wtedy wgląd w szczegóły poprzedniej współpracy, bo nie każdego klienta i nie każde ustalenia zapamiętujemy. Łatwiej odświeżyć już raz nawiązaną konwersację, niż od nowa przebijać się z „tematem”.

Korzyści ze stosowania systemu zarządzania dokumentami Ebi24

Szybkość i mobilność

Dostęp do platformy uzyskasz za pomocą przeglądarki na laptopie, ale też za pośrednictwem aplikacji mobilnej w swoim smartfonie. Jeśli jesteś na kawie z klientem i chcesz podpisać z nim umowę, możesz zrobić to od ręki. Nie stracisz ważnego zlecenia, tylko dlatego, że klient się rozmyśli po spotkaniu, zobowiązuje go umowa.

Bezpieczeństwo i prywatność

Spełniasz wymogi RODO dotyczące bezpieczeństwa danych swoich klientów i współpracowników. System zarządzania dokumentami Ebi 24 spełnia wszystkie wymagania rozporządzenia o prywatności danych RODO. Dzięki odpowiednim uprawnieniom i hasłom masz pewność, że nic nie trafi w niepowołane ręce.

Porządek i transparentność, oszczędność czasu

Żaden dokument się nie zawieruszy, masz też transparentność w kwestii finansów. Nie tylko masz porządek w dokumentach, ale tracisz mniej czasu na zajmowanie się nimi. System zarządzania dokumentami Ebi24 usprawnia takie czynności, jak: tworzenie dokumentów, poprawianie ich, wysyłkę, odbiór, drukowanie, analizę, tworzenie raportów. Dzięki temu wzrasta twoja wydajność, a pracownicy, którzy do tej pory byli zawaleni papierkową robotą, mogą działać na rzecz firmy. To niesamowita wygoda zrezygnować z drukowania papierów, stemplowania, podpisywania. Łatwo też znaleźć potrzebny dokument, zamiast wertować stos dokumentów, wystarczy wpisać pożądaną frazę.

Gdy większość dokumentów w firmie istnieje w formie papierowej jako wydruki, kopie, ksera, oryginały, praca z dokumentami zajmuje pracownikom sporo czasu. Często staje się nawet ważniejsza niż właściwa praca na danym stanowisku! W takim środowisku biurowym elektroniczny system zarządzania dokumentami potrafi zamienić dokumenty papierowe, istniejące obecnie i w przyszłości, na dokumenty cyfrowe np. pliki tekstowe, prezentacje multimedialne, szablony, e-faktury, pliki ze zdjęciami, ilustracjami, nagraniami dźwiękowymi, filmami, a następnie pozwala pracować na nich na ekranach komputerów, tabletów, smartfonów.”

Oszczędność powierzchni, papieru i kontrola nad finansami

Wprowadzając dokumenty do systemu Ebi24, nie musisz ich drukować, przechowywać w segregatorach (nie potrzebujesz dużej powierzchni), masz też pewność, że żaden dokument nie zginie. Dzięki temu, że wiadomo, który pracownik wystawił dany dokument i wprowadził do systemu, masz większą kontrolę nad finansami. Dodatkowo pracownicy magazynu mogą przeglądać (ale nie edytować) historię zamówień klientów.

Możesz przetestować system Ebi24 przez miesiąc za darmo. Jeśli chcesz lepiej poznać system zarządzania dokumentami Ebi, zapisz się na webinar: „Jak zdalnie dostarczać dokumenty do księgowej i nie gubić faktur – wystawianie faktur i elektroniczne archiwum”. Webinar skierowany jest do małych i średnich firm oraz freelancerów, odbędzie się 29 listopada o 16.00. Spotkanie poprowadzi Jacek Bartnik. Sprawdź szczegóły na stronie http://www.ebi24.pl/

ebi24

 Marta Szyszko

Wpis we współpracy z Ebi24

Comments

comments