produktywność

Getting Things Done – uwolnij głowę, przejdź do rozważnego działania

Jeśli należysz do osób zajmujących się gaszeniem pożarów, brakuje ci czasu na rzeczy ważne, jak choćby odpoczynek, żyjesz w stresie i pod presją, wiedz, że możesz mieć wiele spraw na głowie, a mimo to czuć wewnętrzny spokój, o ile zwolnisz głowę od rozmyślania o nich. W tym celu powstała metoda Getting Things Done, o które już wiele słyszałam, ale dopiero teraz miałam okazję poznać ją od kuchni. Już widzę efekty.

 „Większość z nas czuje obawę, że są rzeczy, które powinniśmy zrobić, a których nie robimy i stąd bierze się to wewnętrzne napięcie, od którego nie możemy się ani na chwilę uwolnić.”

„Mimo przytłaczającej nas liczby obowiązków, możliwe jest, abyśmy funkcjonowali efektywnie, zachowując trzeźwość umysłu oraz przyjemne uczucie spokoju i kontrolowania sytuacji.”

„Wtedy czas znika, zachowujesz przez cały czas pełną uważność. To, co robisz, jest właśnie tym, co powinieneś robić. Jesteś całkowicie wolny, jesteś na fali.”

„To pewien stan, w jakim działamy, w którym umysł jest czysty i dzieje się dużo konstruktywnych rzeczy.”

Taki stan zapewni ci postępowanie według metody GTD. Jak radzić sobie z napływem coraz to nowych informacji i natłokiem obowiązków?

ETAP I Gromadzenie

Jesteś bombardowana mnóstwem spraw zawodowych i osobistych, jeśli chcesz od życia dużo – własnych pieniędzy, niezależności, rodziny, to otrzymujesz w zamian sporo małych i większych zadań, nad którymi musisz sprawować kontrolę i z którymi nie można dyskutować, jak deadline od klienta, wierszyk dziecka, który musisz z nim przećwiczyć, czy przyniesienie do szkoły zestawu do sałatki owocowej.

Gdybyś chciała wszystkie te informacje przechowywać w umyśle, od rana czułabyś się, jakbyś dźwigała na swoim czole cegłę i towarzyszyłby ci niepokój, że coś przeoczysz, że kompletnie nie panujesz nad sytuacją.

Dlatego pierwszy (i w moim mniemaniu najważniejszy) punkt metody GTD dotyczy gromadzenia, czyli „zbierania niedokończonych spraw.”

„Jeśli coś tkwi w twoim umyśle, twój umysł nie jest czysty. Wszystkie sprawy, które uważasz za niedokończone muszą zostać zebrane w godnym zaufania systemie poza twoim umysłem – w narzędziu, co do którego masz pewność, że będziesz do niego regularnie zaglądał.”

Czyli gdy pojawia się zadanie do wykonania, twoim pierwszym krokiem nie jest rzucić się na żywioł i przejść do działania, ale zastanowić się, co z nim dalej zrobić, o czym poczytacie w punkcie dotyczącym analizy.

Jak gromadzić informacje?

Ja używam do gromadzenia informacji folderów podzielonych tematycznie – faktury mojej firmy – folder na każdy miesiąc, który z kolei jest w folderze z rokiem, a ten jest w folderze z nazwą mojej firmy. Mam też folder z tekstami, z projektami (czyli dłuższymi i stałymi zleceniami dla klientów), posiadam folder newsletterowy. Prywatnie stworzyłam dokument – „nie zapomnieć”, dotyczący zbliżających się spraw, jak wizyta u lekarza oraz folder – „szkolne pierdoły” (wybaczcie nazwę), gdzie zapisuję, że na czwartek trzeba przynieść tackę, pojemnik na żywność i owoce, bo dzieci będą robić sałatkę owocową.

Jaki jest klucz do sukcesu podczas gromadzenia?

Miejsca, w których to robisz, muszą być łatwo dostępne i nie możesz o nich zapomnieć, dlatego ogranicz ich liczbę do minimum.

Skoro notujesz w folderach, daruj sobie terminarz. Ja ostatnio dostałam kalendarz od męża z pracy, wpisałam tam informację wartą zapamiętania, następnie dzieci zrobiły sobie z niego kolorowankę, a ja przypadkiem dokopałam się do tej informacji.

„Wszystko, co znajduje się nie tam, gdzie powinno, i nie w takiej formie, w jakiej powinno jest „otwartą pętlą”, która zaprząta twoją uwagę.”

„Myślenie o czymś, wobec czego nie podejmujesz żadnych działań, to zwykła strata czasu i energii. Zadanie niewykonane pozostaje takim w dwóch miejscach – w swojej rzeczywistej lokalizacji i w twojej głowie. Każde takie zadanie angażuje świadomość, obniżając przy tym zdolność do koncentracji.”

„Twoja zdolność do tworzenia jest wprost proporcjonalna do twoich zdolności relaksacji.”

Gromadzenie, czyli pierwszy etap metody GTD pozwoli ci oczyścić umysł, odzyskać energię, uporządkować strumień napływających informacji i przejść do kolejnego etapu, czyli analizy – co zrobić z pojawiającym się zadaniem?

ETAP II Analiza

Co do każdej napływającej informacji postępuj wedle schematu:

– czy to wymaga działania? Jeśli odpowiedź brzmi nie, to znaczy, że był to śmieć, który należy usunąć ze skrzynki i swojej głowy, na przykład mail z ofertą, która cię nie interesuje, wysłana przez nachalnego przedstawiciela handlowego, który nawet nie zadał sobie trudu, by sprawdzić jak się nazywasz i jakiej jesteś płci.

-czy to wymaga działania natychmiast?

Przykładem takiej sytuacji jest niezadowolony klient, którego tekst trafił do publikacji z bykiem, jak najszybciej musisz naprawić swój błąd lub telefon z przedszkola, że masz przyjechać, bo dziecko dostało gorączki lub wymiotuje.

Co do pozostałych spraw, czyli takich, które nie są śmieciami, ale też nie wymagają natychmiastowej reakcji, ich miejsce jest w twoich folderach, gdzie je gromadzisz. Autorzy metody GTD zalecają, że jeśli coś zajmie nam mniej niż 2 minuty (np. odpowiedź na maila) to należy od razu się do tego zabrać, jeśli więcej niż dwie minuty, to mamy trzy wyjścia do wyboru:

– zanotować to do zrobienia w późniejszym terminie

 – delegować zadanie

Po gromadzeniu i analizie, przechodzi czas na porządkowanie, następnie przegląd zanotowanych spraw i wybór tych najpilniejszych, o czym przeczytacie w drugiej części artykułu, tu: Jak uporządkować sprawy, które odłożyłaś na potem? i Jak bronić się przed natłokiem spraw i przejść do działania?

Koniec cz I

Marta Szyszko

Na podstawie:

GTD

Znacie metodę Getting Things Done? Jak gromadzicie ważne informacje i zadania? W notatnikach, w komórkach, na komputerach, a może znacie fajny program?

1,288 total views, 3 views today

Uważasz ten post za przydatny? Podziel się z innymi

Comments

comments

  • Dosłownie wczoraj ją kupiłam, jestem gdzieś na 60 stronie, ale póki co brzmi sensownie, przeczytam na pewno do końca 🙂

    • Ja do tej pory miałam mieszane uczucia co do tworzenia to do lists aż zrozumiałam, że to ma mi pomóc dotrzymywać terminy i zrobić przestrzeń w głowie. Na wszystko czasu może nie starczyć, ważne by sobie wszystko sensownie poukładać, miłej lektury 🙂

  • czytałam kiedyś tę książkę, bardzo przydatna 🙂

  • Szczerze mówiąc, dotychczas nie znałyśmy, ale przemawia do nas. W Nowym Roku planujemy rozpisywać sobie szczegółowe zadania na dane dni, zobaczymy, czy to odciąży nasz mózg i usprawni pracę.

autoresponder system powered by FreshMail